قناة النخبة لتطوير العمل الخيري:
موضوع هذا الأسبوع :
*الجمعيات الناشئة*
الممكنات والتحديات.
محور النقاش لهذا اليوم:
مالخطوات الأولى التي يجب أن يقوم بها مجلس الإدارة بعد إستلام ترخيص الجمعية؟
✔على مجلس الإدارة التعاقد مع مختصين سواء مكاتب او افراد لإعداد خطة استراتيجية وبروفايل استراتيجي خاص بالمكتب ويخدم الغرض من الإنشاء
وان وجدت اللوائح من الجهة مانحة الترخيص او يتم اعدادها.
محمد التركي
✔على مجلس الإدارة مراعاة ما يلي :
١- وضع تصور أولي عن رؤية ورسالة الجمعية
٢- عقد شراكة تعاون وتطوير مع أفضل الجهات المماثلة لهم في الميدان
٣- إستكمال فتح الحسابات البنكية
٤- الإتفاق مع جهة مانحة أو داعم لتبني رواتب ومكافآت فريق الموارد المالية بالجمعية لمدة ستة أشهر كحد أدنى
أسعد بن فرحان الفيفي
✔اول المهمات
الفريق الننفيذي للجمعية
مدير تنفيذي ومدير مشاريع ومسؤول مالي وادا ي ومحاسب
✔نواة النجاح
لان التخطيط من قبل مجلس الإدارة قبل وجود العضلات والعجلة نوع من الهدر.
د. سالم القحطاني
💡 من وجهة أن مسارعة الجهات الناشئة في وضع خطة استراتيجية هو مغامرة غير محسوبة العواقب.. ونوع من الهدر الذي تكاثر وانتشر..
والأولى منه أن تقوم الجهة بوضع خطط تنفيذية نصف سنوية أو ربع سنوية بمستهدفات مناسبة، لتختبر نفسها وبيئتها وتستكشف مستفيديها.. وأصحاب المصلحة.. وتكون قواعد البيانات وتجمع المعلومات .. وقد تمتد هذه الفترة لسنة أو سنتين بحسب تسارع نضج الجمعية..
💡خلال فترة الانطلاقة من الجميل العمل على حشد المتطوعين والمهتمين.. واستكشاف فرص التعاون والتكامل..
💡خلال فترة الانطلاقة.. الحذر من التوسع غير المنضبط في استقطاب الموظفين.. يجب أن يكون العمل على الوظائف الأساسية..
💡اختيار الهيكل التنظيمي المناسب.. هو من الأمور الغائبة.. فغالبا ما يتم العمل على الهياكل الرأسية الكلاسيكية..
مع أن الجمعيات الأهلية قد يناسبها أحيانا وبشكل أكبر العمل على الهياكل المصفوفية والتعاقد مع مدراء مشاريع لكل برنامج أو مشروع..
💡تفعيل مجلس الإدارة.. من البداية سيكون ضربة معلم.. ووضع الإطار المناسب لهم.. والمتناسب مع مهامهم الأساسية.. والتأخر في ذلك.. قد يورث خلللا يستمر..
طارق السلمان
أبوفارس
اضافة الى ما تفضل به الزملاء
✔الحرص على النجاحات السريعة في بداية عمر الجمعية يختصر المسافات في الاستقطاب سواء استقطاب موظفين أكفاء او داعمين.
ويلفت انتباه المجتمع المحيط بالجمعية للجمعية والفرص التي تطرحها الجمعية
م. عبدالله العباد
✔عمل الهوية الإعلامية والتصاميم اللازمة لذلك ،،
من شعار و شعار لفظي و .... الخ
م. رياض الفريجي
✔بارك الله في جهود الجميع
بالنسبة للخطط متوسطة وبعيدة المدى فهي تنطلق من الأهداف التي حددتها الجمعية لنفسها ( بموافقة جميع مؤسسيها و بموافقة الجهة الحكومية المشرفة ) ، خصوصا أن الأهداف تعتبر معيار أساسي لتقييم نجاحها .
أما الخطط قصيرة المدى فهي غالبا تكون تشغيلية سواء كانت على مستوى توزيع المهام وتوضيح مسارات العمليات الادارية والأعمال الروتينية اليومية ، أو على مستوي خطط تنفيذ المشاريع
أخوكم شاهر الجنفاوي
✔السلام عليكم
في رأيي أن أولى مهمات مجلس الإدارة هي:
1. استضافة خبير في مجال العمل الخيري ليفتتح لهم اول اجتماع حول الجمعية ويضع معهم الأولويات والمعايير التي على أساسها يتم اختيار الموظفين
2. ارسال اكثر من شخص من الاعضاء النشيطين في الجمعية لزيارة الجمعيات المتميزة ومقابلة موظفيها والإطلاع على الخطط وتنفيذها وكل ما يواجه الجمعيات
3. حسن اختيار المدير التنفيذي
وعليهم الاستعانة بأصحاب الخبرة من الجمعيات المتميزة القائمة أو خبراء إداريين في وضع اختبارات قبول ومقابلات شخصية ودراسة ملفات.
4. حسن اختيار الموظفين الأساسيين مع ضرورة الاهتمام بجانب التخصص والتميز سواء المحاسبي أو الإعلامي أو الاجتماعي (الخبرة معيار جيد عند اختيار الموظفين لكن يجب معرفة سيرة الموظف أثناء خبرته السابقة فقد يكون مفصولا لاشكاليات مؤثرة على العمل)
5. تخصيص دورة أو أكثر يحضرها الموظفون والمجلس تهتم بجانب الدافعية والإنجاز وحب العمل وما شابه ذلك
6. وضع خطة تنفيذية (تشغيلية) تبدأ بالأهداف الأساسية والضرورية المتفق على تنفيذها وليس فيها أي توسع مالي أو جغرافي أو عدد مستفيدين أو عدد أو حجم برامج بل يكتفى بالحد الأدنى ويجب أن يكون هناك ضابط لجموح الكثير من المحلقين نحو أهداف كبيرة "وعندي هذه نقطة مفصلية واهمالها يؤدي لإحباطات ومشاكل مستقبلية الجميع في غنى عنها)
7. الانطلاق مرة أخرى (بالموظفين هذه المرة لمقابلة خبراء وزيارة مؤسسات متميزة ومشاركتهم كل في مجال تخصصه)
8. توجه المدير التنفيذي ومن يقترحون من الموظفين ومجلس الإدارة لزيارة جهات مانحة والتعريف بالجمعية الناشئة ولا شك أن هذا يجب أن يكون ضمن أهداف الخطة التنفيذية
9. من الأهداف الرئيسة التي يجب أن توجد في الخطة التدرب على آلية طلب الدعم ونماذج الجهات
10. بالنسبة للتوظيف فالاولوية للمدير التنفيذي والمحاسبة والباحث الاجتماعي وحسب قدرة الجمعية تضاف وظائف وعلى رأسها الإعلامي وقبل توظيف إعلامي يمكن للجهة التعاقد مع شخص متميز ينهي لها بعض الأعمال ولا يكون عبئا شهريا على المالية.
11. من الأولويات للجمعيات الجديدة التقييم لسير الخطة وإعادة برمجة بعض الأهداف التي لم تتحقق وعلاج الأخطاء من وقت مبكر
12. آخر ما أذكره هنا هو الاستعداد النفسي والذهني للتفكير الاستراتيجي ولا مانع من لقاءات متباعدة حول ذلك وتدوين أفكار للاستفادة منه في الخطة الإستراتيجية القادمة
أحمد العبدلي
✔هذه بعض النقاط في موضوع *ممكنات وتحديات الجمعيات الناشئة*:
◽التخصص والتركيز.
◽عدم الانحراف عن الرؤية والهدف.
◽التوظيف الفعال، وعدم التسرع بتوظيف كوادر دون التأكد من قدراتها.
◽التركيز على الكوادر التي (تفكر، تحلل، تعطيك من وقتها).
◽تنمية الموارد المالية لا تحتاج لاختراع لتعرف بعد سنوات حاجتك لوجود لجنة أو متخصص فيها... ضعها في هيكلتك.
◽الشراكات مع الجهات المشابهة أو الخدمية ستوفر لك مالا وستعطيك خدمة بجودة عالية، لا تنساها ضمن الهيكلة.
✍أخوكم محمد السلطان-أبو ياسر-شركة تكوين القيم
✔على مجلس الإدارة مراعاة ما يلي :
*العمل على بناء خطة استراتيجية توضح مايلي
١-رؤية ورسالة الجمعية واهداف الجمعية الاستراتيجية
٢- الخطة التشغيلية للجمعية
٣- بناء الهيكل التنظيمي
٤- وضع خطة للمبادرات
٥- تحديد الوصف الوظيفي والجدارات للموظفين وتشمل اللوائح المنظمة ماليا وكذلك للموارد البشرية والرواتب
٦- إعداد اللوائح والسياسيات المالية والإدارية
٧-تسكين الوظائف.
اخوكم يوسف المقرن
✔لنجاح المجالس الإدارية يجب أن تكون مهام المجلس واضحة ونابعة من طبيعة احتياجات الجهة
برفقه لائحة مجلس إدارة مركز نورين التي راجعها خمسة مستشارين
د. مبارك آل سيف
✔من الخطوات الأولى المهمة في بداية عمل الجمعيات الناشئة بناء النظام الإداري واللوائح الأساسية ومنها:
الهيكل التنظيمي
الوصف الوظيفي
الصلاحيات
سلم الرواتب والبدلات
تنظيم العمل وحقوق العاملين
المالية
أخوكم عبدالحكيم الرشيد
✔قناة النخبة لتطوير العمل الخيري:
١/ العمل على تقوية أعضاء مجلس الإدارة بمعرفة اللوائح والأنظمة والحصول على الدورات اللازمة .
٢/ زيارة للجمعيات المشابهة في النشاط لاكتساب الخبرة .
٣/ العناية الشديدة باختيار مدير تنفيذي لديه التفرغ التام والمحبة للعمل وتطوير الجمعية .
٤/ اختيار المدير التنفيذي لفريق العمل معه .
٥/ الاهتمام الشديد بحضور الاجتماعات الدورية والحرص على إثراء تلك الاجتماعات .
٦/ زيارة للمؤسسات المانحة للتعريف بالجمعية وأنشطتها وطلب الدعم .
٧/ الحرص على اطلاع الحاكم الإداري على الإنجازات لتكون لديه فكرة طيبة عن الجمعية .
٨/ ترتيب دعوة للمسؤولين والأعيان والمؤثرين من الأهالي لزيارة الجمعية ليكون لديهم ثقة كاملة بماتقدم من برامج نافعة .
٩/ توقيع الشراكات اللازمة مع الإدارات والجهات ذات العلاقة .
هذا في البداية وبعدها يتم التفرغ لوضع الخطط الاستراتيجية وبناء واستثمار الأوقاف .
أخوكم / منور الشيحي
✔للإجابة على السؤال:
-التأكد من فهمهم للأدوار الحقيقية لمجلس الإدارة وعلاقتهم بالجمعية العمومية وبالمسؤولين التنفيذي وبالوزارة وبالمجتمع والمانحين وغيرهم.. ولا مانع من القراءة في هذا الجانب أو أخذ دورة في ذلك. (قد يكون أعضاء المجلس ذوو خبرة في مجالس الإدارات، ولكنها خبرة بطريقة فيها خطأ)
-التأكد من فهم الوضع القانوني ومسؤلياتهم القانونية وفهم نظام الجمعيات ولائحته التنفيذية ومستلزماتها ومعرفة المطلوب منهم للوزارة .. (لأنهم هم المسؤول الأول أمام الوزارة)
-توزيع مهام المرحلة القادمة فيما بينهم .. (إن لم تكن موزعة قبل الحصول على الترخيص) .. من أهم المناصب: الرئيس، النائب، المقرر، اللجنة التنفيذية، المسؤول المالي
-إقرار لائحة المجلس، إذا لم تقر بصيغتها النهائية قبل الترخيص أو عليها تعديلات .. ولا مانع أن تكون مبدئية قابلة للتطوير فيما بعد .. وينصح أن لا تكون تفصيلية بشدة حتى لا تضيق الخناق .. وتذكر أن الإضافة أسهل من الإزاحة
-تحديد شخص في المجلس يعمل بمثابة المسؤول التنفيذي بشكل مؤقت حتى إيجاد المسؤول التنفيذي
-تحديد الصلاحيات التي تفرق في المجلس والإدارة التنفيذية
-البحث عن المسؤول التنفيذي .. وعند التعيين يراعى قبول أكثر أعضاء المجلس له وخصوصا رئيس المجلس بناء على الكفاءة وكذلك على الارتياح الشخصي (توفر كيمياء بينهم)
عادل آل جزاع القحطاني
✔أعتقد أن من أهم النقاط التي ينبغي لمجلس الادارة تفهمه هو :
- أن يركز في وضع الاستراتيجيات.
- أن يحسن اختيار المدير التنفيذي.
- أن يفوض للمدير الصلاحيات التي تسهل له تنفيذ الاعمال والوصول للاهداف.
- أن يراقب ويتابع تنفيذ الخطط.
- أن يدعم الادارة التنفيذية.
(أن لايتدخل في العمل التنفيذي).
محبكم عبدالله ابوحسين
جمعية زواج جدة
✔بالإضافة إلى ما ذكر من الإخوة حول الأمور التنظيمية ، المالية والبشرية ، فهناك أمر هام جداً ودائماً ما يتم نسيانه. وهو الأثر أو النتائج التي نسعى لتحقيقها.
ماهو التغيير على حياة المستفيدين (سواء تطوير معارف، مهارات ، تغيير سلوكيات ، تحسين أوضاع ، إلخ) الذي نسعى لإحداثه.
وضوح التغيير (أو النتيجة) سيشكل بوصلة
توجه جميع الجهود التنظيمية والمالية والبشرية وغيرها. وهذا من وجهة نظري أنفع بكثير من وجود خطة استراتيجية معقدة في هذه المرحلة المبكرة من عمر الجمعية.
أنس الخلف
قرارات لاستشارات تعظيم الأثر
✔الجمعيات الناشئة في بدايتها يجب أن تستكشف ذاتها وقدراتها وتتعرف عماحولها خصوصا أن الغالب فيها أن اعضاء المجلس جدد فهم إن صح التعبير مبتدئين وسيقعون أمام الرغبة الجامحة في الانطلاقة والظهور
ويعاكس ذلك عدم وجود الإمكانيات والكفاءات فيصبحون تحت ضغوط نفسية وربما إحباط وتهرب بعد فترة...
لذا من المناسب البدء بالزيارات وملاحظة تجارب الآخرين وبناء الشراكات والعمل على البناء الداخلي كرسم خطة تنفيذية نصفية مع هيكل مرحلي مناسب
يقوم اعضاء المجلس بالدور الإشرافيةو الاستشاري فيه
والبحث عن مدير ولايشترط أن يكون بمواصفات سوبرمان بل شخص قادر على التنسيق والتنفيذ لان عبء التخطيط والمتابعة في المرحلة الأولى لابد أن يكون من مهام المجلس حتى يبني معرفة حقيقية عن مناطق عمل الجمعية ويتعرف على المعوقات الميدانية من قرب حتى اذااصبحت الجمعية قادرة على التحرك يتكلمون من تجربة وليس تنظير كغالب المجالس
المشكلة الكبيرة هي بناء خطة ورؤية دون ممارسة وكفاءات فتصبح دين على الجمعية لاتستطيع الوفاء به ولا التخلي عنه
خلاف أن المدير وبقية الموظفين لم يسهموا فيها
ملاحظة مهمة في هذا المرحلة يفترض تقوية العلاقة بالوزارة والفرع المشرف للحصول على الكثير من الخدمات المتاحة والإعانات غير المعروفة
فايز العمري
مجموعة الخبير العالمي للاستشارات والتطوير
✔في رأيي أن اهم نقطة ينبغي البدء بها مرتبطة بالثقافة المؤسسية...وذلك بتحديد القيم التي سيعمل بها الفريق المؤسس (والموظفون لاحقا).... يتفق الفريق المؤسس على هذه القيم ويحددوها بشكل عميق بحيث انها يعزموا انها ستكون قيما مرجعية معاشة في العمل اليومي وليست شكلا نضعه على مدخل المؤسسة او موقعها الإلكتروني.
ان تحديد هذه القيم والعزم على تسيير العمل على ضوءها كفيل بتحسين اجواء العمل وتحسين الآداء بشكل مستمر.
د. زكي صديقي
✔مداخلات ثرية رائعة من خبراء متميزين.
نصيحتي للكيانات الجديدة أن تتعامل بواقعية وتوزان بين الرؤية الطموحة والرسالة المثالية وبين الواقع الفعلي. يتحمس ويبالغ كثير من المؤسسين وتبلغ أحلامهم الثريا وهم لا زالوا براعم للتو خرجت من الثرى وللتو للنور ترى. ولا أعني بذلك التيئيس أو نشر الإحباط ولكن الواقعية في التخطيط والتدرج في الأهداف والنمو التدريجي أثبت من قفزات تحرق المراحل ويكون السقوط بعدها مريعا مؤلماً. إن نقص الدعم ونقص الكوادر وقلة الخبرة واتساع أفق الطموح يؤثر كثيراً في التركيز على أهم أهداف المنظمة لذا لا مناص للمدير الحصيف ولمجلس الإدارة ذي الخبرة من ترتيب الأولويات ووضع المراحل وإعطاء مرحلة التأسيس والنشأة الوقت الكافي لتستقيم المنظمة على عودها ويقوى ساقها. الأحلام على الورق جميلة والنقاشات النرجسية بين المؤسسين جميل أن تكون عالية عالمية ولكن عند التنفيذ لنخلع جبة التنظير ونتعامل مع الواقع خصوصاً في التخطيط التشغيلي وتوزيع الموارد المتاحة على الأهداف ذات الأثر الكبير وغير المكلف. إن هالة التدشين وحفلات البداية والإعلان تكون قاصمة للظهر مثيرة للشك إذا لم يتبعها تنفيذ فعلي للأهداف التي اعلنتها المنظمة. وكثير من المنظمات الناشئة ماتت في المهد لأنها ربما لم يعتن بمرحلة تنشئتها حق العناية.
ترتيب الأهداف والتدرج وتأجيل الرؤية والرسالة لحين فهم الواقع والتعايش مع المجتمع المحلي ورصد احتياجاته أهم من الاهتمام بالكماليات والترف التخطيطي.
وجهة نظر
محبكم : خالد محمد النقيه
