إدارة المشروع
المُلخص التنفيذي
يعرف كل من شارك في مشروع أن نجاح المشروع ليس أمرًا سهلًا فالصعوبات متعددة ومنها: التأخير، تخطّي الميزانية ، النتائج غير الملائمة، عدم رضاء المستفيدين النهائيين، الضغط الشديد على فريق تنفيذ المشروع، والعديد من النتائج غير الملائمة . لذلك، فإن الغرض من هذه الإرشادات لإدارة المشروع هو مساعدتك على تنظيم وتخطيط ومراقبة مشاريعك لتضمن بذلك أنك لن تواجه هذه الصعوبات. ويتصف المشروع بأربع سمات: مجموعة من الناس، هدف، مال، و وقت محدود، بالإضافة الى مستوى معيّن من الشكّ فيما يتعلق بتحقيق الأهداف. ويراعي مديرو المشروع كل هذه الجوانب مما يجعل الإشراف على المشروع وإدارته مهمة تفتقد للسهولة. إنّ اتّباع هذه الخطوط الإرشادية سيساعدك على تعظيم إمكانية نجاح مشروعك، من خلال مساعدتك في معالجة كل عنصر من عناصر مشروعك في الوقت المناسب وتوجيهها إلى مستوي التفصيل المناسب لحجم مشروعك و درجة تعقيده.
المزايا
الاستخدام الأكثر فعالية للموارد (الموارد البشرية والمالية) حيث يتم تحديد الجدول والميزانية في خطة المشروع.
انخفاض التكلفة وتحسين جودة المنتج النهائي / الخدمة المقدمة عن طريق تطبيق إدارة صارمة للتكلفة و عمليات إدارة الجودة.
إقامة علاقة سليمة ووثيقة مع الجهات المعنية.
تعزيز بيئة العمل الجماعي بسبب اعتماد عملية رسمية للإقرار بالنزاعات / حل النزاعات (إدارة النزاعات(.
لمسة احترافية واعدة للشركة تؤدي إلى تحسين صورتها لدى المنظمات الخارجية. (مقتبس من2010 Project Management Learning)
العيوب
إدارة المشاريع تكلّف أموال يمكن تعريفها على أنها تكاليف غير مباشرة، في حالة المنظمات الصغيرة تمثّل تغطية تكاليف مدير مشروع واحد تكاليف غير مباشرة ضخمة.
تقدّم إدارة المشروع مستوى آخر من التواصل بين الإدارة وأعضاء الفريق، فبدلًا من تدفّق المعلومات بشكل مباشر من المدراء الوظيفيين إلى أعضاء الفريق ورجوعها مرة أخرى يتم تمريرها عن طريق مدير المشروع.
بدلًا من مجرد "الانتهاء من المشروع" - والذي يعتبر الغاية والهدف من إدارة المشروع - أصبح بعض مديري المشاريع مهوسيين بالتركيز علي الطريقة لدرجة أن الطريقة قد تحولت إلى "غاية" بدلًا من كونها "وسيلة توُصِل إلى الغاية". هذا يهدد تنفيذ المشروع ويتسبب في فقدان الفرص بسبب انغلاق وتحفُّظ مديري المشروع علي طريقتهم الخاصة التي يرفضون استبدالها أو تجربة طرق أخرى قد تكون أسرع وأفضل لمشروعهم الحالي.
تعاني بعض المنظمات - عند اعتماد إدارة المشاريع - من عدم الإبداع والذي يمكن أن يكون على المستوي الفني أو الإداري. وتفرض إدارة المشروع مواعيد نهائية للتسليم على فريق العمل - الذي يجب عليه العمل بأسرع ما يمكن ليستطيع إنهاء مهامه في الوقت المحدد و ربما يثبط هذا الأمر من همة الموظفين ويؤثر سلبًا على جودة المنتج النهائي. (مقتبس من2010 Project Management Learning )
زاد انتشار المشاريع في قطاع المياه والصرف الصحي في العقود الأخيرة، ووجدت أساليب العمل القائمة على المشاريع طريقها إلى المنظمات غير الهادفة للربح. "تختلف قواعد اللعبة للمشاريع في المنظمات غير الربحية عن تلك الموجودة في المنظمات التجارية، لأنه هناك عوامل سياسية تلعب دورًا هامًا جدًا في القطاع العام. وهذا يجعل نجاح المشروع أمرًا أكثر صعوبة مقارنةً بالمشاريع التي يكون للجوانب التجارية دورٌ فيها، وينبغي أن يكون قادة المشروع على دراية بذلك وأن تكون لديهم القدرة علي الدخول في لعبة السياسة "(BAARS 2006).
تعريف المشروع
المشروع هو مغامرة فريدة من نوعها لإنتاج مجموعة من المخرجات مع الالتزام بقيود واضحة ومحددة للوقت والتكلفة والجودة، وتختلف المشاريع عن الأنشطة التشغيلية التجارية الاعتيادية بأنها: (مقتبس من METHOD123 2003)
• ذات طبيعة خاصة مميزة ولا تنطوي على عملية متكررة.
• لها خطة زمنية محدّدة، بها تاريخ محدد للبداية والنهاية لتلبية متطلبات المستفيدين أو جهة التمويل.
• لها ميزانية مخصصّة ينبغي أن تُنفق على إنتاج المُنجزَات الواجب تنفيذها.
• محدودة الموارد، مثل: العمالة والمواد والمعدات.
• تنطوي علي مخاطرة، حيث أن هناك مستوى من عدم التيقّن بما يتعلق بتحقيق الأهداف.
لكي ينجح المشروع يجب أن يتم: (BERR 2007)
· إنجاز وتسليم النتائج والمنافع المطلوبة من المنظمة ومن شركاء التنفيذ والمنظمات المعنية الأخرى
· إنشاء وتنفيذ المُنجزات التي تُحقق المتطلبات المتفق عليها.
تحقيق الأهداف في الوقت المتفق عليه.
والإدارة غير السليمة للمشروع هي مجرد أحد العوامل التي يمكن أن تسبب تأخيرا كبيرا في تحقيق أهداف المشروع.http://www.wsp.org/wsp/about/Cartoon%20Calendars/2002%20Calendar
• الالتزام بالميزانية المالية.
• إشراك جميع الأشخاص المناسبين.
• تحقيق أقصى استفادة ممكنة من الموارد الموجودة داخل المنظمة وخارجها.
• الأخذ بعين الاعتبار التغييرات في الطريقة التي تعمل بها المنظمة.
• إدارة أي مخاطر قد تهدد نجاح المشروع.
• مراعاة احتياجات الموظفين وغيرهم من المعنيين الذين سيتأثرون بالتغييرات الناجمة عن المشروع.
تعريف إدارة المشروع
إدارة المشاريع هي جهد مخطط بعناية لتحقيق هدف معين، باستخدام المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات اللازمة لتخطيط وتنفيذ الأنشطة لتلبية احتياجات الجهات المعنيةأو إنجاز ما يفوق توقعاتهم من المشروع.
ينبغي أن يكون الهدف النهائي لإدارة المشاريع في قطاع المياه والصرف الصحي هو "تنفيذ الأنشطة المقررة والمخطط لها في المراحل السابقة بطريقة فعّالة تراعي الكفاءة الاقتصادية وتحقق الجودة العالية"
(MORIATY et al 2007)
مكونات إدارة المشاريع (مقتبس من BAARS 2006).
1. الفريق: يتكوّن فريق المشروع من مجموعة الناس الذين سيحققون نتيجة المشروع.
و تتكون غالبًا من مجموعة من الناس لديهم خلفيات مختلفة، يُسهِم كل منهم بمعارف ومهارات مختلفة.
.2الهدف: توجد نتيجة (أو هدف) مرغوبة للمنتج، فبعد الانتهاء من المشروع يتم بلوغ وتحقيق شيء معين، تطبيق نظام معالجة جديد، أو إجراء دورة تدريبية، أو إجراء تقييم.
وفي العديد من المشاريع من الضروري تعديل الهدف بما يتلاءم مع سيرالمشروع.
ينبغي تحديد الأهداف التى يمكن تحقيقها
.3 الموارد المحدودة: يكون مقدار الوقت والمال المتاح لاستكمال المشروع محدودًا دائمًا، ولا يوجد مشروع خالٍ من ضغط الوقت.
.4 عدم التيقّن (المخاطرة): إحدى السمات التي تصف المشاريع هي أن نجاحها غير مضمون مسبقًا.
حتى إذا تم الوصول للهدف المنشود، فمن غير المؤكد أن يتم تحقيقه في حدود الميزانية المتاحة أو خلال الفترة الزمنية المقترحة. و من غير المعتاد أن يستغرق المشروع ثلاثة أضعاف الوقت أو أن يتكلف ضعف الميزانية المقدرة سلفًا، كما أنه من غير المعتاد أن يكون ثلاثون في المائة فقط من أعضاء فريق المشروع الأصلي هم من يزالون يعملون في المشروع عند اكتماله.
على الرغم من أن على مديري المشروع أن يهتموا بالعديد من الامور إلا أنهم في الواقع يديرون المشاريع باتباع خمس معالم ضابطة فقط:
- الوقت
- المال
- الجودة
- الناس (المنظمة)
- المعلومات
هذه الضوابط الخمسة - والتي غالبًا ما تُعرَف باسم "عوامل الضبط/التحكم"- تم تعريفها لاحقًا، وتظهر عوامل التحكم هذه في خطط المشاريع، ورصد التقدم، وكتابة تقرير المشروع.
إدارة الوقت مقتبس من BAARS 2006))
يظهر عامل الوقت جَليًّا في المشروع على شكل المواعيد النهائية لتسليم المهام والوقت المستغرق لإتمامها، فإدارة الوقت تتضمن التأكد من إنهاء المهام في الوقت المحدد لها.
الوقت في خطط المشاريع:
- تحديد الأنشطة التي ينبغي أن تُجرى، وتحديد المراحل التي ستُجرى فيها.
- تقدير المدة التي سيستغرقها كل نشاط.
- تحديد الترتيب الذي ينبغي أن تُستَكمل الأنشطة من خلاله.
- تعيين وتحديد الأشخاص والمواد.
- توزيع الأنشطة وتقسيمها على الوقت.
- تحديد أهم المواعيد النهائية لتسليم المهام .
الوقت في متابعة التقدم :
- متابعة التقدم.
- متابعة المواعيد النهائية للتسليم.
- تعديل وضبط الجداول.
الوقت في تقارير المشروع:
- تقرير عن الإطار الزمني الفعلي.
- تحليل وشرح سبب إنجاز بعض المهام بسرعة أكبر أو ببطء أكثر من المتوقع.
تعتمد الجداول الزمنية على هيكل تجزئة العمل(WBS) work-breakdown structure، وهو تفكيك وتجزئة المهام التي يجب أن تُنجز من أجل تحقيق نتيجة المشروع، مثل: عمل مجموعة أعمال أو مجموعة أنشطة. وضع جدول زمني يتطلب معرفة مقدار الوقت اللازم لكل مهمة، ومَن الذي سيكمل كل مهمة وفي أي وقت. ومِن الأدوات التي تستخدم كثيرًا للتخطيط للوقت هو الرسم البياني أو مخطط جانت Gantt chart.
Gantt chart or bar chart, which is commonly used for time planning (Source: BARRETO 2010)
مخطط جانت هو رسم بياني متخصص يستخدم لتقديم عرض تخطيطي بياني للجدول الزمني لجميع المهام للإشارة إلى عناصر العمل وتبعيات المشروع. وهو رسم بياني يستخدم الأعمدة المستطيلة . طول كل عمود يتناسب مع القيمة الزمنية اللازمة لكل مهمة على هيكل تجزئة العمل. يوضح المنتج النهائي الجدول الزمني للمشروع (إدارة مخاطر المشروع 2009).
إدارة الأموال (مقتبس من (BAARS 2006
يظهر عامل المال جليًّا في ميزانية المشروع، فإدارة المال في إطار المشروع تقتضي ضمان بقاء التكاليف في حدود الميزانية. وحيث أن أغلب التكاليف في معظم المشاريع تتألف من تكاليف العمالة، فإنه يوجد رابط وثيق وعلاقة متشابكة بين المال والوقت (عدد ساعات العمل).
المال في خطط المشروع :
· تحديد أجور أعضاء الفريق.
· تقدير ساعات العمل لأعضاء الفريق.
· تعيين ميزانيات لأعضاء الفريق لأداء المهام الخاصة.
· تحديد تكاليف المواد والأدوات.
المال في متابعة التقدم:
· متابعة التدفقات النقدية.
· التفاوض مع الموردين.
· تحديد ما إذا كانت تقديرات التكلفة الأصلية لا تزال دقيقة.
· ضبط/تعديل الميزانيات.
· التفاوض مع العميل في ما يتعلق بإجراء تعديلات الميزانية.
المال في تقارير المشروع:
· تجميع التقارير والبيانات المالية
· تحليل التقرير المالي النهائي.
إدارة الجودة (مقتبس من (BAARS 2006
يجب أن تلتزم نتيجة المشروع بعدد من متطلبات الجودة، وهذا ينطبق أيضًا علي المنتجات الوسيطة المتنوعة للمشروع. عند إدارة المشروع من المهم جدًا تحديد متطلبات الجودة والاتفاق عليها وتسجيل ذلك خلال مرحلة التعريف، ولا ينبغي أبدًا أن تبقى هذه المتطلبات كامنة غير مصرح بها. يمكن التحقق من قائمة متطلبات واضحة في نهاية مرحلة التنفيذ، وهذا يتيح لفريق المشروع إثبات أنهم نفذوا المشروع طبقًا للمواصفات. و يمكن تحديد متطلبات إضافية لجودة للمهام المختلفة داخل المشروع، على سبيل المثال: لا يمكن تنفيذ مهمة معينة إلا عن طريق عاملين مجازين .
الجودة في خطط المشروع:
- تحديد الجودة المطلوبة لنتيجة المشروع والمنتجات الوسيطة.
- تحديد الجودة المطلوبة لتنفيذ مختلف الأنشطة في المشروع.
الجودة في متابعة التقدم:
- اختبار النتائج (المرحلية).
- معالجة مشاكل الجودة.
الجودة في تقرير المشروع:
- التأكد من تحقيق الجودة المطلوبة.
- رصد أي شكاوى والتعامل معها (خاصة في مرحلة المتابعة(.
إدارة الأشخاص (مقتبس من (BAARS 2006
لابد من إدارة فريق العمل في المشروع، بالمعنى الضيق للمصطلح تتضمن إدارة الفريق تحديد الأشخاص الذين سيقومون بالأنشطة. وبالمعنى الأوسع نجد إنها تتضمن أيضًا جميع المهارات الشخصية الضرورية لتحقيق الهدف مع مجموعة من الناس (مثل التقنيات التحفيزية، ومهارات الاتصال/ التواصل، وأساليب القيادة).
التنظيم في خطط المشروع:
- تجميع الفريق.
- إسناد الصلاحيات أو التكليف بالصلاحيات .
- إسناد المهام لأعضاء الفريق.
- الاتفاق حول تواجد الأشخاص مع مديري (المشروع) الآخرين والإدارة العليا.
التنظيم في متابعة التقدم:
- توجيه الفريق.
- متابعة الجوانب الإنسانية (المهارات الإنسانية).
- التوسط بين الأطراف المشاركة في المشروع.
إدارة المعلومات (مقتبس من (BAARS 2006
يتعلق عامل المعلومات بكيفية اتّخاذ القرارات وبتحديد من الذي يقوم بذلك وعلى أي أساس يتم اتّخاذ هذه القرارات، كما يهتم بمعرفة أي الأدوات سوف تُستخدم للتواصل (مثل: الموقع الإلكتروني للمشروع، ونظام تتبع المشكلات/الطلبات، وإشعارات البريد الإلكتروني، وجدول الأعمال المشتركة). ويجب حل هذه المشاكل بالإضافة إلى مشاكل المعلومات الأخرى قبل بداية المشروع. وتمتلك المنظمات التي تعمل بانتظام في المشاريع عدداً من الأدوات في متناول اليد مثل نماذج برنامج Word ، وذلك للتعامل مع المعلومات داخل المشروع.
المعلومات في خطط المشاريع:
- أي المعلومات يجب توافرها ولمن يجب تقديم هذه المعلومات وبأي شكل؟
- أي المعلومات سيتم تسجيلها وتوزيعها وحفظها؟
- أي أدوات للمعلومات سيتم استخدامها؟
المعلومات في متابعة التقدم:
- اتخاذ الترتيبات اللازمة لإجراء الاستشارات الدورية.
- ضمان تقديم المعلومات الصحيحة للشخص المناسب.
- تحديد ما إذا تم الالتزام بالاتفاقات.
المعلومات الواردة في تقارير المشروع:
كتابة تقرير المشروع.
التطيبق
إنّ أي مهمة تتطلب بعض التحضير لتحقيق نتيجة ناجحة سوف تُنجَز بشكل أفضل فيما لو استخدمت بعض طرق إدارة المشروع في مرحلة ما من مراحل العملية. فمن الممكن أن تساعد أساليب إدارة المشاريع في تخطيط وإدارة جميع أنواع المهام، وخاصةً الأنشطة المعقدة.
تفيد تقنيات إدارة المشاريع وأدوات تخطيط المشاريع في أي من المهام التي تحتمل نتائج مختلفة – حيث توجد مخاطر المشاكل والإخفاقات وبالتالي تتطلب التخطيط وخيارات التقييم، وتنظيم الأنشطة والموارد لتحقيق نتيجة ناجحة.
